Чтобы избежать налоговых рисков при проведении расчётов с подотчётными лицами, рекомендуется:

• Удостоверяться в подлинности чеков. 1 Если к авансовому отчёту приложены чеки от несуществующих или ликвидированных фирм, налоговики могут снять расходы, а также доначислить НДФЛ и взносы с доходов работника. 1 Проверить чеки можно с помощью мобильного приложения «Проверка чека» или на сайте kkt-online.nalog.ru. 1
• Выдавать деньги только работникам и подрядчикам. 1 Если выдать деньги гражданину, с которым у компании нет трудового договора или ГПД, налоговики снимут расходы и доначислят НДФЛ. 1
• Следить, кто оплатил подотчётную покупку. 1 Если подотчётник платил картой, нужно убедиться, что он использовал свою карту. 1 Если работник принёс подтверждающие бумаги с реквизитами чужой карты, нужно попросить его написать объяснительную записку и приложить расписку плательщика о том, что подотчётник вернул ему потраченные суммы. 1
• Контролировать сроки для авансового отчёта. 2 Для каждой выдачи наличных можно установить разные сроки. 2 Однако безопаснее закладывать не больше месяца. 2 Чтобы контролировать сроки, можно вести специальный реестр, в котором указать ФИО сотрудника, дату и цель выдачи денег. 2
• Выдавать деньги не под отчёт, а в качестве предоплаты по договору. 2 Это может подойти для тех, кто работает по подряду. 2 Порядок выдачи аванса нужно прописать в договоре. 2
• Контролировать правильность оформления документов. 3 Неправильно оформленные авансовые отчёты или отсутствие подтверждающих документов может стать основанием для доначисления налогов. 3 Рекомендуется заранее консультировать работников о том, какие документы они должны предоставить во время отчёта. 3
• Проводить инвентаризацию расчётов с подотчётными лицами. 3 Она проходит ежегодно, что позволяет вовремя выявить и исправить недостатки до проверки налоговой службы. 3

Для получения более подробной консультации по вопросам расчётов с подотчётными лицами рекомендуется обратиться к специалисту.