Оплата и расчёт топлива зависят от конкретной ситуации.

Если водитель покупает бензин за свой счёт, в учёте это оформляется на основании авансового отчёта и чеков АЗС. 6 Если бензин покупают по топливной карте, в учёте его оформляют на базе отчёта организации — держателя карты. 6

Когда сотрудник использует личный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, работодатель может компенсировать ему расходы на топливо. 14 Для этого необходимо, чтобы затраты были экономически обоснованными и подтверждались соответствующей документацией. 1 При этом работодатель компенсирует затраты лишь при условии, что они произведены с его ведома и согласия. 1

Обычно работодатель рассчитывает компенсацию на основе методики, включающей пробег, нормы расхода топлива и стоимость бензина. 4 Формула расчёта: компенсация = пробег × норма расхода топлива × стоимость бензина. 4

Порядок расчёта и выплаты компенсации фиксируется во внутренней документации работодателя. 1