Штатная численность и среднесписочная отличаются целями подсчёта и охватываемыми категориями сотрудников. 1

Штатная численность — это количество должностей, которые прописаны в штатном расписании. 1 Она показывает, сколько сотрудников должно быть в компании или подразделении, чтобы все задачи выполнялись в срок и качественно, но люди при этом не перерабатывали. 4 При расчёте штатной численности учитывают особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объёмы работы на одного сотрудника. 3

Среднесписочная численность — это количество сотрудников, которые работали в компании за определённый период. 1 Этот показатель нужен для налоговой: он учитывается при определении налогового режима, расчёте налога на прибыль, НДС и так далее. 4 В среднесписочную численность не включают, например, тех, кто ушёл в декрет, работает удалённо или по договору подряда. 3

Таким образом, штатная численность ориентирована на необходимое количество работников для стабильной работы организации, а среднесписочная численность — на среднее количество сотрудников, которые трудятся на самом деле. 1