Подписи и факсимиле при оформлении финансовых документов отличаются по своим функциям и использованию.

Подпись — это один из обязательных реквизитов расчётных и платёжных документов (чеков, платёжных поручений). 3 Право первой подписи принадлежит руководителю предприятия и другим должностным лицам, уполномоченным руководителем. 3 Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и уполномоченным на то лицам. 3

Факсимиле — это оттиск печати, который воспроизводит собственноручную подпись человека, или цифровое изображение подписи, которое вставляют в электронный документ. 1 С помощью факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому эта подпись принадлежит. 1

При оформлении финансовых документов факсимиле не рекомендуется использовать на налоговой и бухгалтерской отчётности, уведомлениях, заявлениях и запросах в налоговую и другие государственные службы, первичной учётной документации (накладных, актах выполненных работ и т. д.), документах по кассовым операциям (приходных и расходных ордерах, листах кассовой книги), счетах-фактурах, авансовых отчётах, доверенностях, векселях, платёжных поручениях и прочих финансовых документах. 1

Однако внутри предприятия факсимиле можно ставить на уведомления, извещения, приглашения различного формата, благодарственные и поздравительные письма, служебные удостоверения и пропуски, почётные грамоты и наградные удостоверения. 1 Также бизнес вправе применять факсимиле в документообороте с контрагентами, но в этом случае стороны должны зафиксировать своё согласие в письменной форме. 1