Списание недостач и потерь отличается в зависимости от вида недостачи, причин её образования и источников компенсации. 1

Списание недостач предполагает, что недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на затраты на производство (расходы на продажу), а сверх норм — взыскивается за счёт виновных лиц. 6 Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на расходы. 6

Списание потерь отличается тем, что если потери выявлены при хранении или продаже ценностей, то:

• В пределах норм естественной убыли они относятся на затраты на производство или расходы на продажу. 1
• Сверх норм естественной убыли — на финансовые результаты организации в составе прочих расходов. 1
• Если известен виновник недостачи, являющийся работником организации, а сама организация не отказывается от взыскания ущерба с такого лица, потери относятся на него. 1

Для сбора информации о суммах потерь предназначен счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 27