Некоторые основные обязанности личного секретаря руководителя:

• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. 15 Секретарь принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передаёт её в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 15
• Ведение делопроизводства. 15 Секретарь выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 15
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. 15
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. 15
• Контроль за рассмотрением документов, поступивших на исполнение. 15 Секретарь проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их редактирование. 15
• Организация телефонных переговоров руководителя. 15 Секретарь записывает в отсутствие руководителя полученную информацию и доводит до его сведения её содержание. 15
• Составление документов. 15 По поручению руководителя секретарь составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем. 15
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем. 15 Секретарь собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрирует их, ведёт и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 15
• Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений. 15 Также секретарь следит за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 15
• Обеспечение рабочего места руководителя. 15 Секретарь обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие его эффективной работе. 15
• Организация приёма посетителей. 15 Секретарь содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 15
• Формирование дел. 15 Секретарь формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 15

Полный перечень обязанностей секретаря руководителя может быть указан в должностной инструкции, которая составляется с учётом задач и специфики конкретного предприятия. 4