В чем заключается разница между личным и штатным составом компании?

Возможно, имелись в виду различия между штатной и фактической численностью сотрудников компании.

Штатная численность определяется по документам, каждый работник рассматривается как одна штатная единица. 2 В неё входят постоянные сотрудники, в том числе те, кто трудится неполный рабочий день. 2 Временные работники, владельцы бизнеса и специалисты, которые работают по гражданско-правовым договорам, в штатную численность не включаются. 23

Фактическая численность определяется по реальной ситуации, методом обычного подсчёта работников. 2 Часто штатная и фактическая численность не совпадают, особенно если в компании есть вакантные позиции. 2

Таким образом, разница заключается в том, что штатная численность отражает документально зафиксированное количество постоянных сотрудников, а фактическая — количество работников в реальной ситуации.