Разница между УКЭП и УНЭП при работе с кадровыми документами заключается в уровне защиты и функциональности этих видов электронных подписей. 15

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — самый защищённый вид электронной подписи. 13 Считается, что взломать УКЭП практически невозможно. 1 Некоторые особенности:

• Для обеспечения юридической значимости УКЭП не нужно никаких дополнительных соглашений со второй стороной правоотношений. 5
• УКЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат с чёткой структурой, утверждённой ФСБ. 5
• Получить подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре или через приложение «Госключ». 5
• Используется для организации электронного документооборота, участия в электронных торгах, сдачи отчётности в регулирующие инстанции, взаимодействия с государственными информационными системами. 5

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) имеет более низкую степень защиты. 1 Однако с её помощью можно определить лицо, подписавшее документ, а также зафиксировать факт внесения изменений в документ после подписания. 1 Некоторые особенности:

• Чтобы использовать УНЭП, нужно составить соглашение или нормативный акт со второй стороной. 2
• Сертификат необязателен, а его структура не регламентирована. 5
• Подходит для подписания со стороны сотрудников, в том числе дистанционных, любого типа кадровых документов, разрешённых к переводу в электронный вид. 3

В кадровом электронном документообороте применяют оба вида подписей, выбор зависит от должности сотрудника и важности документов. 2 Например, наиболее значимые документы (трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и ряд других) работодатель может подписать только УКЭП. 1 Для остальных документов работодатель может использовать как УКЭП, так и УНЭП. 1