Некоторые особенности электронного документооборота (ЭДО) в транспортных компаниях:

• Участие всех сторон. 14 В ЭДО должны работать отправитель и получатель груза, перевозчик, экспедитор, фрахтователь и фрахтовщик. 14 Если хотя бы один из партнёров откажется от электронных документов, то всей цепочке придётся заполнять обычные бумажные формы. 1
• Использование электронных перевозочных документов (ЭПД). 3 Это формализованные документы, созданные в XML-формате. 3 Форматы ЭПД утверждает ФНС. 3 На 2024 год утверждены форматы транспортной накладной, сопроводительной ведомости, путевого листа, договора фрахтования, заказа (заявки) и заказ-наряда. 3
• Защита от ошибок. 3 Документы не отправятся, если не будут заполнены важные поля или будут допущены ошибки в данных. 3
• Передача по защищённым каналам связи. 3 Это обеспечивает безопасность данных грузоперевозки и её участников. 3
• Хранение в системе. 3 Электронные документы хранятся в системе, их не нужно дублировать на бумаге и складывать в архив. 3
• Упрощение взаимодействия с государственными органами. 12 Электронные документы легко находятся и отправляются контролирующим органам по запросу, что значительно сокращает время и упрощает процесс отчётности. 1
• Присвоение QR-кода. 3 С его помощью проверяющие на дороге могут получить информацию в ГИС ЭПД. 3