Одно из основных отличий пояснительной записки от других проектных документов заключается в её функции и содержании.

Пояснительная записка — это текстовый документ, который даёт контекст к чертежам, схемам и расчётам. 1 Она содержит обоснования проектных решений, технические расчёты, ссылки на нормативные документы и другие сведения, поясняющие основные аспекты проекта. 1

Другие проектные документы, например, программу и методику испытаний или описание функций, могут содержать отдельную информацию. 2 В таком случае в пояснительной записке при упоминании этих аспектов даётся ссылка на соответствующий документ. 2

Таким образом, основное отличие пояснительной записки от других проектных документов в её роли: она выполняет функцию объяснения и пояснения проекта, в то время как другие документы могут содержать специализированную информацию, которая не входит в сферу компетенции пояснительной записки.