Отслеживание отправки писем в корпоративных системах документооборота важно по нескольким причинам:

• Предотвращение утраты документов. 1 Система позволяет контролировать местонахождение электронных документов, что снижает риск потери оригинала, например, из-за ошибки секретаря или невнимательности исполнителя. 1
• Выявление случаев неисполнения поручений. 1 Контроль помогает определить наиболее и наименее ответственные подразделения и сотрудников, что позволяет принять кадровые решения или оптимизировать бизнес-процессы. 1
• Создание базы статистики. 1 Анализ данных о документообороте помогает решить различные вопросы бизнеса и менеджмента, например, определить время, затраченное на обработку документов наибольшей и наименьшей важности. 1
• Повышение дисциплины. 2 Сотрудники всегда видят текущий статус документов и могут отслеживать сроки их обработки, что помогает избежать задержек и перекладывания ответственности. 2
• Оптимизация деятельности подразделений. 2 Системы электронного документооборота способствуют лучшей координации между отделами, что повышает общую продуктивность и помогает избегать задержек и ошибок, связанных с ручным вводом данных или потерей документов. 2