В некоторых документах используется слово «гражданин», а не «гражданка», из-за требований к строгости и единообразию в официально-деловой речи. 1

Это связано с тем, что речь идёт о документах, формирующих единую базу данных, где всё должно быть чётко и строго. 1 Поэтому в таких случаях по отношению к лицам женского пола нередко используют слова мужского рода. 1

Однако вне рамок официально-делового контекста (особенно в устной речи) предпочтителен вариант «гражданка». 1

Единственное исключение — паспорт гражданина России, где для всех указано «Паспорт гражданина России», без разделения по половой принадлежности. 2

Таким образом, использование слова «гражданин» в официальных документах для обозначения лица женского пола корректно, но вне официального формата предпочтительнее вариант «гражданка». 12