Ответственным за электронный документооборот в компании обычно назначают сотрудника, который отвечает за оформление бумажных документов. 56 Как правило, этим занимается канцелярский отдел и секретари. 5

Для назначения ответственного сотрудника необходимо издать приказ или распоряжение о переходе на электронный документооборот внутри компании. 58 Документ должен содержать дату начала работы системы, утверждённый перечень лиц, которые получат доступ к системе, детализированные сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников, а также расшифровку любых нюансов, связанных с внедрением. 5 Все причастные к документообороту сотрудники должны быть ознакомлены с приказом. 5

В идеале правила для электронного документооборота составляют совместно работник, отвечающий в компании за документооборот, юрист и IT-специалист. 1 В эту команду нужно включить бухгалтера, поскольку он хорошо знает хозяйственные процессы и много работает с документами. 1

На практике положение о введении электронного документооборота часто разрабатывает специалист, который отвечает за документы, например офис-менеджер, секретарь или бухгалтер по первичке. 1