Некоторые преимущества ведения личных карточек по сравнению с другими способами хранения кадровой информации:

• Оперативный доступ к информации о сотруднике. 2 В личной карточке можно узнать, например, его домашний адрес, телефон, контакты для экстренной связи, номер СНИЛС и паспортные данные. 1 Это может потребоваться для связи с работником, восстановления трудового договора, ответа на запросы чиновников, предоставления налоговых вычетов и в других ситуациях. 1
• Удобство учёта отпусков. 5 В карточке есть специальный раздел «Отпуск», в котором кадровикам удобно фиксировать отпуска, особенно если есть не только основные, но и дополнительные — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера. 5
• Помощь в применении дисциплинарных взысканий. 1 В личной карточке есть информация о награждениях и ранее применённых дисциплинарных взысканиях. 1 Эта информация поможет выполнить требования закона, что снизит риск отмены взыскания в ГИТ или суде. 1
• Дополнительное доказательство в суде. 5 Форма Т-2 с подписью работника может быть дополнительным доказательством в суде. 5

Кроме того, ведение личных карточек в электронном виде позволяет не использовать бумагу и не хранить документы в архиве, что упрощает документооборот в компании. 15