Правила переписки и корреспонденции:

• Лаконичность. 5 Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух. 5
• Одно письмо — один вопрос. 5 В деловых письмах не принято смешивать темы. 5
• Уважительный тон. 5 Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. 5 Возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени. 5
• Использование бланков. 5 Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя. 5
• Письмо на языке адресата. 5 При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения. 5
• Проверка писем перед отправкой. 1 В этом помогут онлайн-сервисы, которые подсвечивают недочёты и предлагают варианты исправлений. 9

Искусство и мастерство переписки и корреспонденции состоят в умении:

• Учитывать потребности адресата. 6 Это поможет сделать письмо убедительным и информативным. 6
• Использовать логическую структуру. 6 Она включает в себя мотивационный блок (ответ на вопросы «Зачем?» и «Что дальше?») и два информационных блока (ответы на вопросы «Что?» и «Как?»). 6
• Уделять внимание фактам. 7 Любое высказанное в письме суждение или оценку нужно подтвердить достоверными примерами и ссылками. 7