Некоторые особенности учёта трудовых книжек в государственных учреждениях:

• Ведение двух форм учёта. 5 Одна форма — по чистым бланкам трудовых книжек, другая — по движению трудовых книжек. 5 Бланки этих форм и их названия не утверждены, работодатель разрабатывает и утверждает их самостоятельно. 5
• Хранение трудовых книжек работающих и уволенных раздельно. 3 Трудовые книжки работающих хранят в отдельных коробках или ящичках или в папках с завязками, в которых они располагаются по алфавиту фамилий сотрудников. 3 Трудовые книжки уволенных в течение 1–3 года подлежат передаче на архивное хранение. 3
• Представление отчёта о наличии бланков. 2 По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчёт о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. 2
• Уничтожение испорченных бланков. 2 Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в неё подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. 2
• Использование технических средств. 24 Записи в трудовых книжках могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путём переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). 2

В 2025 году, если работник устраивается на работу впервые, бумажную трудовую книжку оформлять нельзя, трудовой стаж у таких работников по закону формируется только электронно. 5