Некоторые основные требования к ведению личных дел сотрудников:

• Конфиденциальность и безопасность. 1 Личные данные сотрудников должны храниться в надёжной среде, к которой имеют доступ только уполномоченные лица. 1 Они не должны передаваться третьим лицам без согласия работника. 1
• Полнота и точность информации. 1 Все данные, включенные в личное дело, должны быть актуальными и достоверными. 1 Ошибки и устаревшая информация могут повлиять на принятие важных решений. 1
• Обязательное уведомление сотрудника. 1 Работник должен быть проинформирован о том, что его личная информация собирается, обрабатывается и хранится. 1 Также сотруднику должна быть предоставлена возможность ознакомления с этой информацией. 1
• Сроки хранения и уничтожение. 1 Личные данные сотрудников должны храниться в течение определённого времени, после чего они должны быть уничтожены или архивированы с соблюдением всех законодательных требований. 1
• Доступ к личным данным. 1 Сотрудник имеет право запросить доступ к своим личным данным, а также внести коррективы в случае обнаружения ошибок. 1
• Защита от несанкционированного доступа. 1 Введение паролей, шифрования и других технических средств защиты помогает предотвратить несанкционированный доступ к личной информации сотрудников. 1

К содержимому личных дел нет единых требований. 2 Организации определяют состав дел самостоятельно, ориентируясь на свои представления и потребности. 2 Порядок формирования дела может быть прописан во внутреннем регламенте. 2