Некоторые методы обеспечения безопасности и сохранности бумажных документов:

• Соблюдение температурно-влажностного режима. 5 Документы хранят в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17–19 °С и влажности воздуха 50–58%, в помещениях с нерегулируемым климатом — при температуре 14–20 °С и влажности воздуха 45–60%. 5
• Соблюдение светового режима. 5 Окна хранилищ должны выходить на северную сторону, чтобы защищать документы от открытых солнечных лучей. 5
• Соблюдение санитарно-гигиенического режима. 5 Рекомендуется проводить гигиеническую обработку полок от пыли. 1 Работникам архива запрещается приносить еду и напитки в помещение архива, ходить в нём в верхней одежде и обуви, оставлять верхнюю одежду. 1
• Соблюдение охранного режима. 5 Доступ в помещение архива разрешён только работникам архива или другим лицам, список которых утверждается руководителем организации. 1 Нахождение посторонних лиц категорически не допускается. 1
• Соблюдение противопожарного режима. 1 В архиве запрещается курить, разводить открытый огонь и пользоваться неисправными электроприборами. 1 Помещение следует оснастить техническими средствами обеспечения пожарной безопасности, например переносными огнетушителями и автоматическими системами пожаротушения. 1
• Топографирование. 1 Разработка схемы расположения дел в архиве путём нумерации мест хранения документов. 1 Нумерация стеллажей помогает быстро найти то или другое дело. 1
• Учёт документов. 1 Он включает в себя установление и регистрацию документов в архивном журнале. 1 Основной функцией учёта является защита документов от потери или хищения. 1
• Консервация. 3 Предохранение документа специальной обработкой, замедляющей его старение и предотвращающей многие виды повреждений. 3