Каким образом следует уведомлять о задержке поставок в соответствии с деловыми нормами?

В соответствии с деловыми нормами о задержке поставок следует уведомлять контрагента в письменном виде. 1 Унифицированных бланков и типовых образцов такого письма не существует. 3

Некоторые рекомендации по составлению уведомления:

• Указать реквизиты организации-поставщика. 3 Если у компании есть специальные бланки с реквизитами, то письмо лучше составлять на них. 3
• Обратиться к заказчику. 3 Лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству. 3
• Описать причины задержки. 3 Они должны быть достаточно вескими. 3
• Указать ориентировочные или точные сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику. 3
• Сделать ссылку на договор, по которому осуществляются поставки. 3 Если в нём указан форс-мажор, то нужно сослаться на конкретные пункты. 3
• Подписать письмо руководителем, поставить печать организации. 3

Несколько способов отправки уведомления:

• Вручить письмо лично руководителю или официальному представителю контрагента. 2
• Отправить по почте — ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. 2
• Использовать электронную почту, если в договоре прописана возможность электронного документооборота с заказчиком. 2

Важно зарегистрировать письмо в журнале исходящей корреспонденции. 23 Это нужно, чтобы у сторон были доказательства досудебной работы, если кто-то из них решит обратиться в суд. 2