Каким образом проводится передача трудовых книжек при смене кадровика?

Передача трудовых книжек при смене кадровика проводится с оформлением акта приёма-передачи. 14

Порядок процедуры: 1

1. Руководитель подписывает приказ-распоряжение о назначении нового сотрудника, уполномоченного вести учёт и хранение трудовых книжек. 1
2. Руководство формирует комиссию по приёму документов. 1 В состав комиссии включают принимающего и передающего дела, руководителя отдела кадров, а также сотрудников других подразделений: юридического, бухгалтерии или секретариата. 1
3. Руководитель приказом утверждает состав комиссии, в этом же приказе указывают причины её создания (смена ответственного лица) и задачи комиссии: например, принять и передать трудовые книжки. 1
4. Комиссия: 1

• проверяет место хранения документов (несгораемый шкаф, сейф); 1
• сверяет наличие всех трудовых книжек на соответствие штатной численности; 1
• проверяет факт заполнения актуальных сведений (при небольшой численности штата компании, в больших организациях можно проверить документы выборочно); 1
• отражает выявленные нарушения, замечания в акте; 1
• заверяет факт передачи документов вновь назначенному уполномоченному сотруднику; 1
• заверяет акт подписями с расшифровкой. 1

1. Руководитель утверждает акт по итогам передачи документов. 1

Акт приёма-передачи может составляться в произвольном виде либо на основе постоянного шаблона, который необходимо утвердить в учётной политике организации. 3

В акте указывают перечень всех трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества владельца, серии и номера трудовой книжки (вкладыша), общего количества трудовых книжек и вкладышей, включая те, что остались невостребованными ранее уволенными сотрудниками. 4

Также важно зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них. 4