Какие существуют способы оптимизации обработки входящей корпоративной корреспонденции?

Некоторые способы оптимизации обработки входящей корпоративной корреспонденции:

• Однократность регистрации. ppt.ru Каждый входящий документ регистрируют только один раз, даже если он поступил разными путями. ppt.ru Повторная регистрация создаёт путаницу и приводит к дублированию работы. ppt.ru
• Своевременность обработки. ppt.ru Входящая корреспонденция должна регистрироваться либо в день поступления, либо на следующий рабочий день. ppt.ru Исключение составляют только письма, полученные в конце рабочего дня — их допустимо зарегистрировать утром следующего дня. ppt.ru
• Раздельный учёт разных типов корреспонденции. ppt.ru Для входящей и исходящей корреспонденции, приказов по основной деятельности, кадровых распоряжений, служебных записок ведут отдельные журналы регистрации. ppt.ru Такой подход упрощает последующий поиск входящих документов и анализ документооборота. ppt.ru
• Фиксация всех реквизитов поступившего документа. ppt.ru На первом листе входящего письма в правом нижнем углу ставят штамп с регистрационным номером и датой поступления. ppt.ru Это позволяет быстро идентифицировать документ в дальнейшем. ppt.ru
• Автоматизация процессов. ppt.ru Современные системы управления документооборотом позволяют автоматизировать значительную часть операций, облегчая нагрузку на секретаря и снижая риск упущения важного сообщения. ppt.ru
• Использование искусственного интеллекта. www.tanais.ru Обработку документов можно доверить искусственному интеллекту, оставив ресурсы сотрудников для решения стратегических задач. www.tanais.ru