Некоторые способы хранения штампов и печатей для обеспечения безопасности:

• Использование сейфов. 14 Сейфы обеспечивают высокую степень защиты от взлома благодаря прочным материалам и надёжным замкам. 4 Сейфы могут быть встраиваемыми (устанавливаться в мебель или стену) и отдельностоящими (размещаться на любой горизонтальной поверхности). 4
• Использование запирающихся шкафчиков. 1 Для хранения вспомогательных печатей могут использоваться закрывающиеся шкафчики в столах. 3
• Использование несгораемых металлических шкафов. 3 Такой способ повышает уровень безопасности и исключает возможность порчи ценного имущества. 3
• Назначение ответственного сотрудника. 1 Право держать у себя штампы должно быть закреплено за работником документально. 1
• Ведение учёта. 13 Для учёта используют специальные регистрационные журналы, в которых фиксируют все этапы «жизни» печати: изготовление, замена, передача, уничтожение и другие действия. 1
• Запрет на передачу посторонним лицам. 1 Выносить печати и штампы за пределы организации можно только в исключительных случаях по решению руководства. 1

Важно, чтобы у каждой печати или штампа было своё место хранения. 1 Любой сотрудник, у которого есть доступ к использованию печати, должен брать её только на тот период, который необходим для проставления оттисков, и немедленно возвращать на место хранения после использования. 1