Некоторые методы организации хранения документов в офисе:

1. Смысловое упорядочивание. 1 Чтобы ориентироваться в документах было просто и удобно всем сотрудникам, их нужно чётко рассортировать по категориям. 1 Распространённые типы систематизации: по алфавиту (если документы содержат имена клиентов, названия компаний и т. д.), по датам (хронологическая система) и по типу документа (разделение по категории). 1
2. Физическое упорядочивание. 1 Чаще всего документы помещают в файлы или бумажные конверты, которые затем размещают в папки. 1 Папки могут стоять на стеллажах или быть сложены в короба. 1 Первый вариант подходит для документов, к которым часто нужен доступ, второй — для бумаг, отправляющихся на архивное хранение. 1 Все конверты и папки в обязательном порядке должны быть подписаны. 1
3. Выбор мебели для хранения. 1 Она должна быть металлической, так как только металл способен защитить бумаги от воздействия насекомых и других видов биологических атак, кроме того, он противостоит воздействию огня в случае пожара. 1 Чаще всего используют картотеки — шкафы разной высоты с выдвижными ящиками, бухгалтерские шкафы с полками и дверцами, закрывающимися на ключ или по типу сейфа, навесные и напольные металлические шкафы с замками. 1
4. Эффективное местоположение документов. 2 Документы, которые часто используются, должны быть легко доступны, в то время как менее важные могут быть перемещены в хранилище. 2
5. Электронное хранение и резервное копирование. 2 Регулярное создание резервных копий важных электронных документов поможет избежать потери информации в случае сбоя в работе системы. 2