Какие преимущества и недостатки имеет электронный документооборот в трудовой сфере?

Некоторые преимущества электронного документооборота (ЭДО) в трудовой сфере:

• Экономия на бумажном документообороте. 1 Не нужно тратить деньги на создание документов и их доставку. 1
• Снижение времени на обмен документами. 1 Подписание и отправка в системах ЭДО происходит за секунды. 1
• Подписание документов в любое время и с любых устройств. 1 Например, офисным сотрудникам необязательно посещать отдел кадров, чтобы отдать заявление на отпуск, — достаточно отправить его в системе и отслеживать статус подписания. 1
• Простой документооборот с удалёнными сотрудниками. 1 ЭДО позволяет избежать задержек с отправкой и подписанием документов, к тому же в системе они точно не потеряются. 1
• Соблюдение трудового законодательства. 1 В системе можно отслеживать сроки и статусы подписания документов — это позволяет своевременно собирать все подписи и избегать штрафов от контролирующих органов. 1
• Быстрый поиск в электронном архиве. 1 Все данные загружаются в электронное хранилище, поэтому документы можно скачивать прямо оттуда — для этого не надо искать их бумажные версии в папках и ящиках стола. 1

Некоторые недостатки ЭДО в трудовой сфере:

• Сотрудники могут не захотеть внедрять ЭДО. 1 Даже если работодатель решил перевести компанию на ЭДО, у всех сотрудников остаётся право выбора — переходить на электронные документы или нет. 1
• Возможные технические сбои. 3 Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов. 3
• Риски безопасности. 3 В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью. 3
• Затраты на подключение. 3 Нужно оплатить использование сервиса, выпуск электронных подписей и внедрение системы. 1 Для крупных организаций, где работают больше 10 000 сотрудников, подключение ЭДО может стать значимой статьёй расходов. 1