Некоторые преимущества электронного документооборота (ЭДО) товарных накладных:

• Оптимизация бизнес-процессов. 2 Удаленный обмен файлами ускоряет заключение сделок, приёмку, отгрузку, прослеживание товаров, расчёт налоговой базы. 2
• Экономия финансовых ресурсов. 2 Сокращаются затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров, зарплату сотрудникам, обслуживающим бумажные архивы, почтовую и курьерскую пересылки. 2
• Экономия рабочего пространства. 2 Бумажный архив занимает много места, а электронные документы можно размещать в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность. 2
• Контроль за движением документации. 1 Когда бумагу должны подписать несколько человек, при бумажном обороте сложно отслеживать местонахождение файла. 1 С ЭДО всегда известно, в каком статусе файл, когда он поступил, где он находится. 1
• Обеспечение юридической значимости и защиты информации. 2 Электронные документы, заверенные УКЭП, надёжней — их сложно испортить, почти невозможно подделать или украсть. 2

Некоторые недостатки ЭДО:

• Затраты на внедрение и обслуживание. 2 Они включают оформление УКЭП, обновление ПО и оборудования, оплату услуг оператора ЭДО. 2
• Риск потери данных. 2 Он возникает из-за программного или аппаратного сбоя на сервере оператора. 2
• Необходимость настройки роуминга. 3 Если компания работает с несколькими контрагентами, использующими разные системы ЭДО, нужно заранее настроить роуминг для обмена документами. 3
• Изменение процессов, способов работы с документами. 1 Сотрудникам необходимо освоить новые форматы работы, обновлённые инструкции и правила. 1