Некоторые основные требования к составлению дефектного акта:

• Унифицированной стандартной формы нет. 1 Документ можно оформить в свободном виде или по специально разработанному внутреннему шаблону. 1
• В акте должны быть указаны реквизиты организации, которая составляет документ. 2 Минимальный набор сведений — это наименование и адрес компании, ИНН, КПП. 2
• В документе должно быть прописано, по каким видам имущества он составлен: по основным средствам, оборудованию в монтаже, товарно-материальным ценностям или иному. 2
• В основной части акта фиксируется объект, по которому выявлены неисправности. 2 Перечень объектов оформляют в таблице, в которой указывают наименование объектов, их инвентарный (серийный) номер, даты изготовления и ввода в эксплуатацию, срок эксплуатации и другие сведения. 2
• В дефектном акте перечисляют обнаруженные неисправности. 2 Их можно представить в табличном виде с описанием характера неисправности или иным способом. 2
• В финальной части документа описывают необходимые действия сотрудников для устранения выявленных дефектов. 2 Здесь перечисляют узлы, которые подлежат замене, необходимую диагностику, настройку и другие работы. 2
• Документ подписывают его составитель и ответственные за устранение дефектов. 2 Если документ оформлялся комиссией, то необходимы подписи всех её членов. 2
• К акту могут прилагаться дополнительные документы и приложения: заключения экспертов, результаты испытаний, фото- и видеофиксация неправильной работы. 2

Порядок осмотра и фиксации неисправностей должен быть закреплён во внутреннем регламенте организации. 2