Требование подписывать документы только шариковой и синей ручкой может иметь следующие основания:

• Обеспечение сохранности документов. 3 Средства оформления должны быть светостойкими, водостойкими и износостойкими. 3 Чернила чёрного, синего и фиолетового цветов считаются самыми качественными по этим критериям. 1
• Защита подписи. 1 Шариковые ручки требуют усилий при написании, отчего на бумаге остаётся след. 1 Это хороший способ защитить подпись, ведь оттиск сделать сложно. 1
• Чёткость копий документов. 1 При копировании документов, подписанных чернилами красного или зелёного цвета, данные могут не отобразиться на копиях. 4 Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки. 4

Единого требования к типу ручки и цвету чернил, которыми разрешается ставить подписи, в России не существует. 1 У каждого ведомства и организации могут быть установлены свои правила. 1