При составлении расписания руководителя стоит предусмотреть следующие моменты:

• Оставлять временные запасы. 1 Составление графика с определённым запасом поможет избежать проблем, связанных с риском не уложиться в дедлайн. 1
• Учитывать возможные авралы. 1 Невозможно всё предусмотреть, но нужно сделать так, чтобы форс-мажоры не заменяли собой все остальные важные и срочные дела. 1
• Просыпаться и работать в одно и то же время. 38 Соблюдение биологических ритмов способствует успешному старту дня. 3
• Группировать задачи. 38 Например, в зависимости от их размера или срочности выполнения. 3
• Создавать баланс между работой, домашними делами и отдыхом. 38 Это поможет снизить количество переключений внимания и достичь большей продуктивности. 3
• Устанавливать чёткие сроки. 38 Это поможет избежать пустой траты времени и создаст мотивацию для всех участников. 3
• Делегировать задачи 138. Руководитель не обязан самостоятельно выполнять все запланированные задачи. 3 Следует делегировать маленькие, рутинные и срочные дела, а также задачи, которые не требуют особых навыков для их выполнения. 3

Если расписание «поехало», можно попробовать следующее:

• Проанализировать и убрать лишнее. 4 Например, неэффективные встречи, которые дублируют друг друга или требуют повторной проработки. 4
• Сдвинуть внешние встречи на утро или вечер, чтобы не дробить день и не тратить лишнее время на логистику. 4
• Оставить больше свободного времени. 35 Желательно оставлять 40% графика на непредвиденные обстоятельства и незапланированные действия. 5
• Скорректировать приоритеты. 8 Нужно определить, насколько каждая задача срочная, сложная и важная. 7

Также рекомендуется в конце рабочего дня сверять полученные результаты с ожидаемыми, проводить работу над упущениями и планировать то, что предпринять завтра. 8