Некоторые меры предосторожности, которые можно принять для защиты документов, подписанных факсимиле:

• Использовать факсимильный оттиск только с разрешения владельца. 1 Перед изготовлением печати нужно получить письменное согласие, которое оформляется в виде договора или соглашения сторон. 1
• Составить внутренний регламент, который определяет порядок использования факсимильной печати. 1 Это нужно, чтобы избежать нелегитимного применения. 1
• Ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. 3 Для этого следует приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. 3
• Разработать инструкцию по применению факсимиле. 3 В ней нужно указать порядок изготовления и уничтожения факсимиле, учёт, выдачу, использование и хранение факсимиле, перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, и другие пункты. 3
• Хранить факсимильную печать в сейфе. 15 При выдаче кому-либо из сотрудников оттиска нужно записать в журнал учёта печатей и штампов время выдачи и возврата. 15
• Фиксировать все факты использования факсимиле и его передачи внутри организации в специальном журнале учёта факсимиле. 3

Также для электронного документооборота можно использовать электронную подпись, которая безопаснее факсимиле, так как защищена криптографией. 5