Какие меры необходимо предпринять для предотвращения потери кадровых документов?

Некоторые меры, которые можно предпринять для предотвращения потери кадровых документов:

• Использовать систему электронного архива. habr.com В ней реализован автоматический контроль сроков хранения и защита от изменений. habr.com Система должна обеспечивать целостность, доступность, проверяемость и долговременность документов. habr.com
• Хранить документы в специализированном помещении. www.calltouch.ru Если бумаг немного, можно использовать шкаф или сейф. www.calltouch.ru Помещение должно быть оборудовано системой безопасности. www.calltouch.ru
• Систематизировать документы. www.calltouch.ru Перед отправкой на длительное хранение их нужно описать, пронумеровать и расположить в хронологическом порядке. www.calltouch.ru Это обеспечит быстрый доступ к нужным документам и исключит их потерю. www.calltouch.ru
• Проводить ежегодное освобождение площадей. www.glavbukh.ru Нужно уничтожать документы, сроки хранения которых истекли, чтобы освободить место для вновь поступивших бумаг. www.glavbukh.ru
• Определить сотрудника, который будет отвечать за архив. www.glavbukh.ru Можно внести в его должностную инструкцию обязанности по ведению архива или пригласить специалиста, который проведёт обработку документов и оформит описи дел. www.glavbukh.ru
• Периодически проводить аудиты. habr.com Нужно проверять соответствие хранилища, процедур и форматов текущему законодательству и новым требованиям. habr.com