Некоторые меры безопасности при использовании факсимильной подписи:

• Подписание соглашения сторон. 15 Его можно оформить как отдельный документ или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. 1 В соглашении нужно указать список бумаг, где можно ставить клише-печать, а также лиц, чьи подписи будут ставить в документах, и образцы их копий. 2
• Назначение ответственного сотрудника. 4 Руководитель назначает для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. 4
• Хранение оттиска в надёжном месте. 5 Клише-печать хранят в сейфе, а её электронный вариант — на компьютере сотрудника компании. 2
• Запись в журнале учёта печатей и штампов. 2 Сотрудник отмечает в нём дату выдачи и возврата факсимиле. 2
• Уведомление сторон обо всех изменениях, связанных с факсимиле. 1 Например, в случае утери клише, отмены его действия или замены факсимиле на новое. 1

Если факсимильная подпись применяется внутри компании, стоит выпустить отдельное положение. 5 В нём нужно указать случаи, когда допускается заменять оригинальную подпись руководителя факсимиле, кто отвечает за хранение штампа и работу с ним. 5