Некоторые меры безопасности, которые применяются при отправке и получении деловой корреспонденции:

При отправке: 1

• Использование согласованного способа отправки. 1 Если в договоре прописан порядок обмена документами, нужно ему следовать. 1 Для подстраховки можно продублировать отправку другими способами. 1
• Отправка заказным или ценным письмом. 14 Заказное письмо выдадут только указанному на конверте лицу строго под роспись. 4 Ценное письмо обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. 1
• Составление описи вложений. 14 Это подтверждение содержимого письма. 1
• Запечатывание корреспонденции в конверт. 1 Это помогает сохранить содержимое от посторонних глаз. 1
• Использование услуг страхования. 3 Это дополнительная гарантия того, что в случае форс-мажора отправитель не понесёт убытков. 3

При получении: 4

• Проверка целостности конверта или упаковки. 4 Конверт лучше вскрывать на глазах у передавшего его представителя фирмы-партнёра. 4
• Проверка наличия всех документов, включая приложения. 4 Если какой-либо из перечисленных бумаг не хватает или они повреждены, нужно в тот же день сообщить об этом тому, кому предназначались бумаги, а также отправителю данной корреспонденции в письменной форме. 4
• Составление соответствующего акта. 4 Акт должен быть подписан сотрудником, передавшим конверт. 4