Некоторые меры безопасности, которые необходимо соблюдать при ведении личных дел сотрудников:

• Ограничить доступ к личному делу. 1 Доступ к нему должен иметь только уполномоченный персонал. 1 Обычно для этой цели используют сейф или запираемый шкаф. 4
• Исключить документы, не связанные с трудовыми вопросами. 1 К ним относятся медицинские справки, личные фотографии или письма личного характера. 1
• Упорядочить документы в личном деле. 1 Их следует располагать в хронологическом порядке, чтобы легко было найти необходимую информацию. 1
• Пронумеровать листы личного дела. 3 Нумерацию нужно проставлять арабскими цифрами на каждом листе, используя простой графитный карандаш или нумератор. 3
• Хранить личные дела сотрудников, которые работают в организации, в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах. 3 Личные дела сотрудников, которые уже уволились, нужно закрыть и передать на хранение в архив. 3