Некоторые меры безопасности, которые должны соблюдаться при хранении личных дел работников школы:

• Выбор подходящего места. 1 Это может быть шкаф в кабинете ответственного по кадровым вопросам или сейф. 1 Главное, чтобы дверцы хранилища были заперты и не давали свободного доступа к документам. 1 Если количество досье слишком большое, рекомендуется выделить отдельное помещение для их размещения. 1
• Ограничение доступа. 13 Доступ к личным делам должен предоставляться только уполномоченным лицам, таким как руководители школы и сотрудники отдела кадров. 1 Также нужно ограничить доступ к конфиденциальной информации, чтобы избежать её разглашения или использования в неправомерных целях. 1
• Использование специальных несгораемых шкафов. 2 Они должны быть снабжены замками, ключи от которых хранятся у ответственных лиц. 2
• Пометка каждого дела. 1 Для этого используют специальную наклейку с краткой информацией о сотруднике. 1 Это позволяет легко отслеживать местонахождение и передвижение документов внутри архива. 1
• Передача личных дел в архив. 3 Она осуществляется не позднее трёх лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. 3 Предварительно секретарь или специалист по кадрам проверяет полноту и правильность подготовки личных дел к передаче. 3