Как защитить номера договоров от потери и утери

Чтобы защитить номера договоров от потери и утери, можно использовать следующие рекомендации:

• Перейти на электронный документооборот. 14 Это эффективный способ снизить риски утери бумажных документов. 4
• Заверять договорные отношения у нотариуса. 14 Заверенная нотариусом копия документа хранится 10 лет, а по истечении срока передаётся в архив. 1
• Указывать номера договоров на дополнительных документах, связанных со сделкой (счетах, актах и т. д.). 14 Так их будет легче находить и восстанавливать. 1
• Обмениваться сканами документов с контрагентом после заключения договора. 14 Сканы можно хранить в облачном хранилище. 14
• Сохранять выданные акты в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения в офисных или архивных помещениях. 14 Эти документы могут быть оформлены представителями управляющей компании или пожарной инспекции. 14

Также для защиты документов от утечек можно использовать шифрование данных, использование DLP-систем (Data Loss Prevention), которые отслеживают и блокируют попытки передачи конфиденциальной информации за пределы компании. 2