Для защиты архивированных электронных писем от несанкционированного доступа можно использовать следующие меры:

• Шифрование. 24 В последних версиях Word, Excel и PowerPoint есть встроенные средства защиты документов. 2 Также можно использовать специализированные программы или системы электронного документооборота, например, MailStore Server. 23
• Контроль доступа. 2 Для этого применяют:
• доступ по паролю, в том числе с использованием систем контроля доступа, которые позволяют для каждого пользователя установить свой набор прав; 2
• доступ по цифровому ключу, записанному на флешке; 2
• привязку доступа к устройству пользователя, например, по серийному номеру. 2
• Ограничение на копирование и редактирование. 2 Его чаще всего устанавливают программными средствами. 2 Например, для работы с документами в формате PDF такие функции есть в приложении Adobe Acrobat. 2

Также рекомендуется использовать облачные хранилища для долговременного хранения электронных архивов. 2 Провайдер контролирует сохранность носителей, защищает данные от вирусных атак, обеспечивает резервное копирование и поддерживает актуальность программного обеспечения. 2

Для подбора оптимальных мер защиты рекомендуется обратиться к специалисту.