Для внедрения электронного документооборота (ЭДО) для кадров внутри организации рекомендуется выполнить следующие шаги: 3

1. Назначить ответственного за внедрение. 3 Это человек, который поможет организовать электронный кадровый документооборот в организации как со стороны технического внедрения, так и в вопросах адаптации персонала. 3
2. Принять Положение о кадровом электронном документообороте. 3 Можно принять отдельный локально-нормативный акт или сделать дополнение к действующим Правилам внутреннего трудового распорядка и коллективным договорам. 3 В положении нужно указать, какую информационную систему планируется использовать для ЭДО, кто и как будет получать к ней доступ, какие документы переводятся в цифровой формат и другие аспекты. 3
3. Уведомить работников и получить их согласие. 3 Каждый сотрудник пишет письменное согласие на перевод работы с ним в цифровую форму. 3 При отказе работника все кадровые документы на него продолжают оформлять в бумажном виде. 3
4. Определить нужные виды электронных подписей и приобрести их. 3 Чтобы понять, какие подписи можно использовать для кадрового ЭДО, нужно проанализировать документы, с которыми работает компания. 3 Усиленная квалифицированная УКЭП нужна для работодателя и сотрудника кадровой службы предприятия. 3 Простая ПЭП и усиленная неквалифицированная УНЭП используются преимущественно работниками. 3
5. Внедрить выбранную систему ЭДО и адаптировать к ней персонал. 3 Нужно разъяснить персоналу, что такое переход на ЭДО, как теперь изменятся привычные рабочие процессы и алгоритмы. 3 Провести общую презентацию системы, составить памятки и инструкции, пригласить специалистов для инструктажа. 3

Для успешного внедрения ЭДО рекомендуется обратиться к опытным командам, которые помогут избежать ошибок и в адекватные сроки реализовать проект. 1