Для ведения учёта использованных отпусков сотрудников в учреждении рекомендуется следующее:

1. Вести журнал регистрации приказов об отпусках. 1 Он поможет контролировать соблюдение сроков и длительности отпусков работников. 1 Для фиксации распоряжений можно использовать унифицированные формы №Т-6 или №Т-6а. 1
2. Вести отдельный журнал регистрации заявлений сотрудников на отпуск. 1 В нём нужно указать дату подачи заявления, ФИО сотрудника, его должность, даты и вид отпуска, основание его предоставления. 1
3. После оформления приказа на отпуск внести сведения об отпуске в раздел VIII личной карточки сотрудника по форме №Т-2. 14 Для этого нужно указать вид отпуска, период работы, количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания, а также основание для оформления отпуска. 1

Также в учреждении может использоваться программа для учёта отпусков, например, «1С:Зарплата и управление персоналом». 3 В ней фактическое использование отпусков регистрируется с помощью документа «Отпуск». 3

Кроме того, в бухгалтерском учёте учреждения формируют резерв по отпускам за отработанное сотрудниками время. 5 Порядок создания и использования резерва устанавливается учётной политикой учреждения. 5