Система отслеживания заказных писем устроена следующим образом: при приёме отправления каждому из них присваивается специальный номер — трек-код. 1 Затем письмо следует по обозначенному маршруту в направлении конечного адресата, проходя на своём пути промежуточные почтовые отделения. 1 В каждом из них осуществляется регистрация отправления, которая фиксирует благополучное прохождение определённого участка пути. 1

Для отслеживания можно использовать сервисы для национальных почтовых операторов или независимые сервисы для отслеживания. 5 Например, в России заказное письмо можно отследить по трек-номеру на сайте posylka.net. 4

Также существуют специализированные внутренние системы отслеживания, которые регистрируют поступающие посылки, фиксируя отправления от разных компаний-перевозчиков, время доставки, имя получателя, номер отслеживания и другие данные. 3 Как только посылка получена конечным получателем, системы записывают метку времени, подпись получателя и метод аутентификации, и посылка выходит из системы. 3