Система доставки заказных писем в России, в частности через «Почту России», включает следующие этапы: 2

1. Подготовка к отправке. 2 Каждому заказному письму присваивают уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учёта «Почты России». 2
2. Приём. 5 Сотрудник «Почты России» взвешивает запечатанный конверт, вводит данные адресата и отправителя в компьютерную систему и выдаёт клиенту кассовый чек. 5
3. Сортировка. 2 Отправитель получает подробный список, где указан получатель и его адрес, вес, почтовый тариф письма, ШПИ, дата приёма и другие данные. 2
4. Доставка. 2 Заказные письма, пересылаемые по России, вручаются лично получателю под роспись либо его представителю, но только при наличии доверенности. 5

По желанию отправителя к письму могут быть добавлены дополнительные опции, например опись вложения, уведомление о вручении, электронное уведомление. 45

В условиях повышенной срочности документы может доставить курьерская служба «Почты России», которая доставляет документы по всей стране за кратчайшие сроки, как правило, 1–2 рабочих дня. 5