Как устроен документооборот в организации?
Документооборот в организации устроен так, что включает в себя все стадии обработки и перемещения документации: получение или создание, обработку, отправку и сдачу на хранение. 3
Система документооборота в компании работает с тремя документопотоками: 1
- Входящие — поступают в компанию извне. 1
- Исходящие — их разрабатывают внутри предприятия и отправляют сторонним лицам и компаниям. 1
- Внутренние — кадровая, финансовая, планово-отчётная, организационно-распорядительная, проектная, информационно-справочная документация, а также документация по основной деятельности компании. 1
Внутренний документооборот бывает вертикальным и горизонтальным: 1
- Вертикальный представляет собой движение документов сверху вниз: от руководителей к сотрудникам, между подразделениями различного уровня и обратную связь. 1
- Горизонтальный подразумевает перемещение документов между подразделениями, у которых один организационный уровень. 1
В зависимости от способа организации документооборота выделяют три его формы: 1
- Централизованный. 1 Документы хранятся в одном подразделении. 1 Эта форма подойдёт небольшим компаниям с малым объёмом документооборота. 1
- Децентрализованный. 1 Документы распределяются по нескольким структурным подразделениям для дальнейшей обработки. 1 Такую форму часто используют компании с сетью филиалов. 1
- Смешанный. 1 Это комбинация названных форм. 1 Как правило, применима на крупных предприятиях. 1 Часть документов остаётся у одного подразделения, другие передаются в ответственные отделы. 1
Единой схемы документооборота нет. 1 Для конкретного предприятия она разрабатывается на основе того, какие подразделения участвуют в работе с документами и какой объём документооборота. 1
Действия с документами регламентируют внутренние нормативные акты: устав, положения, приказы, инструкции, график документооборота и другие. 3 Они определяют, каким образом реализуются основные этапы документооборота: приём, создание, регистрация документов; обработка, согласование, подписание; отправка контрагенту; сдача на хранение. 3
