Как устроен документооборот в организации?
Документооборот в организации устроен так, что включает в себя все стадии обработки и перемещения документации: получение или создание, обработку, отправку и сдачу на хранение. kontur.ru
Система документооборота в компании работает с тремя документопотоками: www.archiv.ru
- Входящие — поступают в компанию извне. www.archiv.ru
- Исходящие — их разрабатывают внутри предприятия и отправляют сторонним лицам и компаниям. www.archiv.ru
- Внутренние — кадровая, финансовая, планово-отчётная, организационно-распорядительная, проектная, информационно-справочная документация, а также документация по основной деятельности компании. www.archiv.ru
Внутренний документооборот бывает вертикальным и горизонтальным: www.archiv.ru
- Вертикальный представляет собой движение документов сверху вниз: от руководителей к сотрудникам, между подразделениями различного уровня и обратную связь. www.archiv.ru
- Горизонтальный подразумевает перемещение документов между подразделениями, у которых один организационный уровень. www.archiv.ru
В зависимости от способа организации документооборота выделяют три его формы: www.archiv.ru
- Централизованный. www.archiv.ru Документы хранятся в одном подразделении. www.archiv.ru Эта форма подойдёт небольшим компаниям с малым объёмом документооборота. www.archiv.ru
- Децентрализованный. www.archiv.ru Документы распределяются по нескольким структурным подразделениям для дальнейшей обработки. www.archiv.ru Такую форму часто используют компании с сетью филиалов. www.archiv.ru
- Смешанный. www.archiv.ru Это комбинация названных форм. www.archiv.ru Как правило, применима на крупных предприятиях. www.archiv.ru Часть документов остаётся у одного подразделения, другие передаются в ответственные отделы. www.archiv.ru
Единой схемы документооборота нет. www.archiv.ru Для конкретного предприятия она разрабатывается на основе того, какие подразделения участвуют в работе с документами и какой объём документооборота. www.archiv.ru
Действия с документами регламентируют внутренние нормативные акты: устав, положения, приказы, инструкции, график документооборота и другие. kontur.ru Они определяют, каким образом реализуются основные этапы документооборота: приём, создание, регистрация документов; обработка, согласование, подписание; отправка контрагенту; сдача на хранение. kontur.ru
