При составлении графика отпусков с учётом пожеланий сотрудников и особенностей рабочего процесса рекомендуется:

1. Собрать пожелания сотрудников относительно дат отпуска. 3 Закон не обязывает работодателя согласовывать сведения с работниками, но есть отдельные категории, чьи предпочтения нужно учесть (например, многодетные родители, родители детей-инвалидов). 23
2. Учитывать специфику работы компании и особенности рабочего процесса. 1 График позволяет руководству заранее прогнозировать отсутствие сотрудников и избегать ситуаций, когда большая часть коллектива находится в отпуске одновременно. 2
3. Включить в график всех работников, с которыми у компании есть действующие трудовые договоры на день утверждения графика. 1 В том числе удалённых сотрудников, тех, кто работает по срочному трудовому договору более 6 месяцев, работников, с которыми в течение ближайшего времени компания планирует расторгнуть трудовые договоры. 1
4. Учитывать все виды оплачиваемых отпусков, предоставляемых сотрудникам. 2 Стандартная продолжительность основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней, но для отдельных категорий работников предусмотрена большая продолжительность (например, для педагогических работников — 42 или 56 дней, для инвалидов — 30 дней). 2
5. Учитывать неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды. 2 Если у сотрудника на начало года остались неиспользованные дни отпуска, они также должны быть включены в график. 2

Для оформления графика отпусков рекомендуется использовать унифицированную форму №Т-7, утверждённую Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26. 2 Утверждённый график отпусков должен быть доведён до сведения всех сотрудников под роспись. 2