Для регистрации входящих документов рекомендуется следующее:

1. Назначить сотрудника, ответственного за учёт входящей корреспонденции. 1 Это могут быть секретарь или работник канцелярии. 1
2. Фиксировать любое письмо сразу в журнале учёта входящих документов. 1 Нельзя направить в работу письмо без регистрации. 1
3. Оформлять поступившие документы необходимо день в день. 1 Но если документ поступил за час до окончания рабочего дня, его можно внести в журнал входящих документов на следующий день. 1
4. Каждому документу следует присвоить очередной номер. 1 Самый простой вариант — нумерация в валовом порядке (1, 2, 3, 4…). 1
5. Реквизит «Отметка о поступлении документа» состоит из уникального номера регистрации и даты поступления. 2 Его проставляют в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа. 2
6. Корреспонденцию, поступившую за выходные или праздничные дни, фиксируют в первый рабочий день после выходного. 1

Структура журнала регистрации входящих документов: 1

• регистрационный номер входящего документа; 1
• дата регистрации или поступления документа; 1
• сведения об отправителе: наименование организации, должность и ФИО лица, подписавшего письмо; 1
• краткое содержание письма; 1
• способ доставки: электронное или номер почтового отправления по штемпелю; 1
• количество экземпляров письма; 1
• сведения о получателе — ФИО и должность лица, на имя которого поступило письмо, или наименование организации; 1
• ФИО и должность сотрудника, которому передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения. 1

Унифицированная форма журнала отсутствует, и каждая организация разрабатывает её самостоятельно. 1

Для учёта зарегистрированных входящих документов можно использовать бумажный журнал. 1 Его применяют небольшие компании, где приходит мало писем. 1 Организации с большим документооборотом обычно переходят на электронный журнал регистрации, в котором проще вести классификаторы и справочники и регистрировать документы. 1

Также можно вести учёт в таблице Excel или других офисных программах, но этот вариант оптимален только для организаций с небольшим объёмом документооборота. 2

Ещё один современный вариант — регистрация входящих документов в специальной программе, например, в «1С:Документообороте». 3