Как регистрировать входящие документы?

Регистрация входящих документов может осуществляться в журнале учёта, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде. delo-press.ru ecm-journal.ru

Некоторые принципы регистрации входящих документов:

• Однократность регистрации. ppt.ru Каждый документ регистрируется только один раз, даже если он поступил разными путями. ppt.ru Повторная регистрация создаёт путаницу и приводит к дублированию работы. ppt.ru
• Своевременность обработки. ppt.ru Входящая корреспонденция регистрируется либо в день поступления, либо на следующий рабочий день. ppt.ru Исключение составляют только письма, полученные в конце рабочего дня — их допустимо зарегистрировать утром следующего дня. ppt.ru
• Раздельный учёт разных типов корреспонденции. ppt.ru Для входящей и исходящей корреспонденции, приказов по основной деятельности, кадровых распоряжений, служебных записок ведутся отдельные журналы регистрации. ppt.ru
• Фиксация всех реквизитов поступившего документа. ppt.ru На первом листе входящего письма в правом нижнем углу ставится штамп с регистрационным номером и датой поступления. ppt.ru

Некоторые реквизиты, которые фиксируются в журнале регистрации: уникальный номер входящего документа и дата его поступления, полные данные отправителя (наименование организации, ФИО подписавшего лица), краткое содержание, ФИО получателя внутри организации, возможна отметка о направлении на исполнение. ppt.ru

Не вся входящая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. ppt.ru В частности, не регистрируются: рекламные материалы, поздравительные открытки, бухгалтерские документы (если иное не предусмотрено внутренними правилами компании), а также судебные постановления — они учитываются по отдельной системе. ppt.ru