Для расчёта необходимого количества канцелярских принадлежностей для крупной компании можно воспользоваться следующим подходом:

1. Составить полный список принадлежностей. 2 Их нужно разделить на две группы в зависимости от срока использования: принадлежности долговременного использования (ножницы, степлеры, канцелярские наборы и пр.) и кратковременного использования (ручки, карандаши, скрепки, скобы для степлеров и пр.). 2
2. Использовать метод бенчмаркинга. 1 Нужно найти компанию, максимально близкую по размеру штата и сфере деятельности. 1 Затем следует связаться с лицом, ответственным в этой организации за закупки, и проконсультироваться по поводу объёмов. 1
3. В течение 2–3 месяцев собирать и анализировать данные о расходе канцелярских принадлежностей. 2 Нужно фиксировать, сколько и каких канцтоваров заказывали, сколько израсходовали, чего и в каком количестве не хватило. 2
4. Учесть сезонный фактор. 2 Если специфика деятельности организации может предполагать повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона или, например, этапа выполнения работ по крупному договору, нужно сделать необходимый запас. 2
5. Установить нормы для каждого из подразделений. 2 Для средних и крупных компаний это целесообразно. 2
6. Сформировать в Excel две таблички. 2 В первой нужно указать наименование канцтоваров и их количество на дату закупки, а также остаток на дату отчёта. 2 Во второй — фиксировать расход канцелярских принадлежностей по подразделениям. 2
7. Установить периодичность и сроки предоставления заявок. 2 Обычно пополнение запасов канцтоваров кратковременного пользования производится раз в квартал или ежемесячно. 2
8. Разработать единый шаблон служебной записки на приобретение канцтоваров. 2 Если служебные записки пишут сразу несколько подразделений, сводную заявку на приобретение принадлежностей можно оформить в электронных таблицах Excel. 2

Также рекомендуется создать запас канцелярских принадлежностей на случай экстренных ситуаций. 3