Система защиты документов от утери и подделок может включать следующие элементы:

• Резервное копирование. 1 В современных системах документооборота формируется не менее трёх резервных копий каждого документа, а также регулярно делаются бэкапы всех баз данных. 1
• Маркировка. 2 На документе указывают информационные знаки, позволяющие понять, что его нельзя копировать или редактировать. 2
• Пароль. 2 Пароли устанавливают как на электронный носитель (телефон, ПК и т. д.), так и на сейфы, а также на различные архивы. 2
• Доступ по цифровому ключу. 2 Метод основывается на наличии у пользователя физического ключа (флешки или SD-карты) для расшифровки документа. 2
• Электронная подпись. 23 После подписания электронной подписью документ невозможно откорректировать извне. 1
• Отслеживание использования документов. 4 В режиме реального времени логируются попытки несанкционированного доступа. 4
• Передача и хранение документов в формате, недоступном для открытия стандартными программами. 4

Для разработки и внедрения эффективной системы защиты документов рекомендуется обратиться к специалистам — юристу, эксперту по безопасности, нотариусу. 3