Система обработки писем в почтовом отделении включает несколько этапов: 1

1. Подготовка на лицевочно-штемпельной машине. 1 При помощи механических анализирующих устройств стандартные письма и открытки отделяются от нестандартных. 1 Также машина автоматически укладывает письма в одно положение и наносит на письмо календарный штемпель и волнистые линии для гашения марки. 1
2. Участок ручного лицевания. 1 Здесь операторы отделяют нестандартные письма и письма с неразборчивым индексом или адресом в отдельный контейнер, который отправится на ручную сортировку. 1 Остальные письмалицуются и поступают на автоматическую линию. 1
3. Машина для кодирования и сортировки писем. 1 Она сортирует стандартные письма размером 220x110 мм и 114x162 мм. 1 В начале обработки кодировочные аппараты преобразуют цифровую и буквенную часть адреса в условный код, который печатается на письме. 1 Далее закодированная информация о почтовом адресе сканируется при помощи устройства с оптическим датчиком. 1
4. Разделение по адресным ячейкам. 1 После обработки письма автоматически разделяются по адресным ячейкам. 1 Операторы вынимают из ячеек пачки разделённой почты и укладывают в контейнеры, которые отправляются на заключительные этапы сортировки — подготовку почтовых документов и отправку по направлениям. 1

Также для обработки почтовых отправлений может использоваться технология оптического распознавания символов (OCR), которая позволяет проверять правильность адреса и индекса на письме или посылке. 2