Работа системы кадрового электронного документооборота HRlink включает несколько этапов: 2

1. Загрузка документа в HRlink. 2 Отдел кадров загружает в систему сформированный в кадровой программе или в MS Office готовый для подписи документ. 2 Это можно сделать через браузер или интеграционное решение. 2
2. Отправка сотрудникам ссылки. 2 Специалист отдела кадров отправляет всем сотрудникам или руководителям ссылку для подписания документа любым удобным способом: email, SMS, с помощью чат-ботов Telegram, Viber или по API (webhook). 2
3. Подписание. 2 Переходя по ссылке, сотрудники подписывают документ усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или простой электронной подписью (ПЭП), привязанной к учётной записи на едином портале госуслуг (ЕСИА). 2 Руководители — усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) облачной или со специального электронного носителя — токена. 2
4. Хранение. 2 Подписанный документ хранится в облачном защищённом хранилище HRlink, где доступен удобный поиск по заданным параметрам. 2 Также документ может быть выгружен по API или напрямую в учётную систему или в систему электронного документооборота (СЭД). 2

HRlink позволяет отслеживать статус документа, обозначая его как «не просмотрен», «просмотрен, но не подписан» или «подписан». 3