Некоторые рекомендации по проведению удалённого совещания:

• Подготовиться технически. 1 Проверить, работает ли интернет-соединение, настроены ли камера и микрофон, есть ли доступ ко всем необходимым документам. 1 Рекомендуется заранее протестировать оборудование. 1
• Концентрироваться на желаемом результате. 2 Нужно определить, чего хочется добиться, какой вопрос решить. 2 Исходя из этого, составить перечень участников и план встречи. 2
• Запланировать рассылку уведомлений. 2 В момент назначения встречи нужно отправить повестку, план мероприятия и список участников. 2 Дополнительно за несколько часов до встречи следует разослать напоминания. 2
• Придерживаться плана встречи. 2 Нужно корректировать участников и возвращать к пунктам повестки, чтобы не превратить деловую встречу в разговор по душам. 2
• Использовать возможность управления микрофонами участников. 2 Для больших совещаний стоит назначить модератора, который будет отключать микрофоны тем, кто не выступает. 2
• Проверить точку доступа. 2 Можно использовать мобильный интернет, Wi-Fi или проводное подключение. 2 Проводной интернет — самый надёжный вариант, он почти полностью нивелирует вероятность технических неполадок. 2
• Составлять краткий организационный отчёт о каждом проведённом онлайн-совещании. 2 Анализировать эту информацию, чтобы улучшить формат мероприятия в будущем. 2
• Составлять подробный протокол встречи. 2 Нужно записать список участников, вопросы, принятые решения и сроки. 2 Протокол необходимо направить участникам и получить подтверждение получения. 2

Также рекомендуется начинать встречу с шутки или благодарности, чтобы сформировать позитивную атмосферу, в которой будет легче обсуждать даже самые сложные вопросы. 5