Проверка и оценка состояния груза при составлении коммерческого акта происходит на основании перевозочных документов, книг перевески грузов на вагонных и товарных весах и других документов. 5

Некоторые аспекты проверки и оценки состояния груза:

• Визуальная проверка. 1 Перед отправкой груза транспортная компания или водитель могут осмотреть его. 1 Если обнаружены явные дефекты крепления, это фиксируется в документах, например в транспортной накладной. 1
• Проверка целостности упаковки. 4 Также проверяется соответствие характеристик груза заявленным при его отправке параметрам: количеству, весу и другим параметрам в зависимости от характера груза. 4
• Обнаружение повреждений. 14 Если груз повреждён во время перевозки, составляется коммерческий акт, который фиксирует состояние груза, когда проблема обнаружилась. 1 В акте указывается наименование и стоимостное выражение каждой позиции утраченного, повреждённого или недостающего груза. 4 Если речь идёт о порче груза, дополнительно указывается характер порчи и вероятные причины. 4
• Использование фото- и видеофиксации. 1 Для документирования состояния товара может использоваться фото- и видеофиксация. 1 На изображениях должны быть чётко видны характер и степень повреждений. 1
• Подписи сторон. 1 Важно, чтобы акт был подписан всеми сторонами. 1 Документ, составленный без участия экспедитора или перевозчика, считается недействительным. 1