Процесс хранения и учёта трудовых книжек включает следующие этапы:

1. Назначение ответственного за хранение. 1 Как правило, эту обязанность возлагают на сотрудника отдела кадров. 3 В зависимости от размеров компании и особенностей её работы этим также может заниматься бухгалтерия или секретарь. 3 На небольшом предприятии за учёт и хранение трудовых книжек может отвечать сам руководитель. 1
2. Регистрация трудовых книжек. 1 Для этого заводят журнал, куда заносят всю информацию по движению и учёту. 1
3. Хранение трудовых книжек. 1 Их помещают в сейф, специальный шкаф или ящик с надёжным замком. 1 На больших предприятиях с количеством сотрудников более тысячи человек книжки разрешено хранить в специально оборудованных кладовых. 1 Невостребованные трудовые книжки хранят отдельно от остальных, на разных полках или каталожных разделителях. 1
4. Учёт бланков и вкладышей. 1 Они должны лежать отдельно от остальных бумаг либо в кабинете руководителя, либо в бухгалтерии. 1
5. Представление отчётов. 1 По окончании каждого месяца ответственный за ведение трудовых книжек обязан представить в бухгалтерию работодателя отчёт о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. 25

Трудовые книжки хранят до увольнения или востребования или пока работник не примет решение перейти на электронную версию трудовой книжки. 1